→ חזרה לכל הפוסטים

עיצוב ותכנון פנים משרד

אפר 22, 2014

עיצוב ותכנון משרד הוא התהליך בו מחליטים ההחלטות לגבי תפקידו ואופן תפקודו של המשרד. המשרד אינו סתם מקום שבאים לעבוד בו, אלא מקום שישמש את הארגון השוכן בו. ז"א , שאם לכל ארגון יש מטרות ואופן פעילות משלו, אז כל ארגון צריך עיצוב ותכנון משלו.

נכון שיש כל מני דוגמאות שאנחנו רואים נוטים לאהוב, או אפילו לדמיין את עצמנו עם הארגון שלנו ממש יושבים במרחב שקיים כבר במקום אחר. עם זאת לא צריך לשכוח שבסופו של דבר, אף ארגון לא דומה במאה אחוז לשני. מה גם, שלא בטוח שבעין לא מקצועית תדעו לפענח מה נכון ומה לא נכון לעצוב ותכנון המשרד שלכם. חשוב להבין שכל תכנון או עיצוב מביאים לתוצאה שונה.

עוד לפני תהליך העיצוב והתכנון, חשוב לאפיין את הארגון שעומד לאכלס את המשרד. אפיון זה הוא בד"כ תחילת התהליך שאתו עוברים עם האדריכל או המעצב. זהו הליך שנועד לחדד את  רצונותיו של הלקוח ולהסביר מה מטרתו של המשרד החדש. בהליך מאפיינים רצונות פונקציונליים כגון: כמות מקומות ישיבה לעובדים, חדרי מנהלים, חדרי ישיבות, מקום אירוח והמתנה למבקרים, אזור אוכל וכו. יש גם את הרצונות הרוחניים של הלקוח הקשורים באווירה חברתית, ביקוש לאור טבעי ומבט אל הנוף מחוץ למשרד, מרחב (מעבר למינימום) וכו' וכו'. ישנם עוד הרבה עקרונות עיצוביים ותכנונים שנפרט לגביהם בהמשך, אבל בשביל להתחיל נאמר ש…

עיצוב טוב של משרד מאפשר:

  • גיוס ושימור עובדי משרד איכותיים
  • הרשמת לקוחות מבקרים במשרד
  • ייעול עבודה במשרד

בואו נראה איך כל אחד מהסעיפים האלו משפעים על עיצוב ותכנון משרד.

.

עיצוב משרד עיקרון ראשון : גיוס ושימור עובדים איכותיים

אני רוצה, להעלות את חשיבות הנושא של שימור עובדים קיימים וכמה עולה לארגון בכסף במאמץ וזמן לקלוט עובד\ת חדש\ה ולהסביר כיצד ניתן לשמר עובדים קיימים ולגייס את העובדים האיכותיים חדשים ע"י יצירת תנאי עבודה נוחים. ישנם שני גורמים עיקריים המשפעים על תנאי העובדים בתכנון ועיצוב המשרד. אינטימיות, מקומות חברתיים.

בעיית האינטימיות במשרד נובעת מרצון העובדים, למקום פרטי משלהם, עם חדר משלהם וחלון. אבל במציאות, לארגון אין מספיק חלונות לכולם, שטח שכירות משרד עולה הרבה כסף, יש רצון לשליטה ויזואלית של המנהל על העובדים ויש חשיבות לקשר בין מסוים בין העובדים להליך העבודה.

הפתרון לבעיה הוא שילוב בין שני גורמים עיקריים שהם רצונות העובדים ומגבלת המקום במשרד. שיטה אחת זה הושבה בקבוצות קטנות ולהסתיר מסכי המחשב של העובדים לכל העובר ושב. זה אומר שאפשר להושיב את העובדים בחללים פתוחים אבל , לא בחלל המכיל יותר משמונה עובדים ולא ליצור מצב בו העובדים נמצאים עם הגב כלפי שאר המשרד!!! כלומר, העובדים יושבים עם הפנים לכניסה של חדרם או למעבר הראשי. החשיבות של מסכי מחשב מוסתרים כלפי שאר המשרד  הוא עקרוני, חשוב ומהווה את הבסיס לאינטימיות ופרטיות. את בעיית החלון פותרים ע"י כך שמאפשרים למספר עובדים בכל חלל לחלוק את אותו החלון במקום לאפשר לעובד ספציפי אחד לחסום אותו.

דרך נוספת ליצר פרטיות היא חלוקה לקבוצות.. החלוקה מאפשרת לקבוצות קטנות של עובדים לקבוע על הנעשה באזור מסוים. חלוקה בין אזורים ע"י עיצוב יכולה להיות , שימוש בקירות בגובה של 1 מטר עד 1.40, המקיפים שולחנות, שימוש בזכוכיות לשם שקיפות ומעבר מבטים, הדבקות ע"ג הזכוכית לשם הפחתת השקיפות. מיקום אזורי עבודה והנהלה במקומות גלויים או מוסתרים, ביחס אחד לשני וביחס למרחב הציבורי של המשרד

מקומות חברתיים הם המקומות בהם העובדים נפגשים אחד עם השני במשרד. זה יכול להיות המסדרון או המעלית, זה גם יכול להיות חדר אוכל מעוצב, חדר משחקים, מבואת כניסה רחבה. חשוב מאוד לדעת היכן למקם כל מקום כזה ואיך לעשות אותו. המשמעות של מקומות כאלו ההבדל בין משרד משעמם למשרד המאפשר כל מני אינטראקציות בין העובדים. מקומת אלו הם חשובים ביותר והעיצוב בהם הוא המשמעותי ביותר.

עיצוב משרד עיקרון שני: הרשמת לקוחות מבקרים

הרשמת לקוחות ע"י עיצוב ותכנון משרד, הוא האופן שבו לקוח פוטנציאלי או מבקר יכולים להתרשם מנראות המשרד ומהאופן שבוא אפשר להבין כיצד המשרד מתפקד. חשיבות מבואת הכניסה לעקרון זה היא בכך שלמבקר יש מקום נוח ומעניין להמתין בו. צריך להחליט מה רוצים שהמבקר יראה מהמשרד ומה לא.

החשיפה הראשונה היא בעלת משמעות רצינית על התפיסה של המבקר על הארגון. בזמן ההמתנה יש למבקר הזדמנות לשבת עם עצמו ולראות כיצד המשרד פועל. זה הזמן להעלות לתודעת המבקר את טיב ואיכות המשרד. חוץ ממסך טלוויזיה ומגזינים המראים פרסומות ואירועים של המשרד אפשר גם להראות למבקר מרחב עבודה נוח ונעים, תהליכי עבודה ותוצר.

הדרך במשרד אותו עוברים עד לחדר הראיונות או המנהל הוא השלב השני עליו נחשוב כיצד לעצב בשביל המבקר. זה תהליך שקורה בתנועה. המבקר זז מאזור אחד לאזור שני ורואה דברים למשך זמן קצוב. אפשר בשלב זה לאפשר למבקר לראות דברים שימשיכו את קו המחשבה אותו אנו מנסים להראות  למבקר. זה יכול להיות ע"י חשיפה של אלמנטים נוספים במשרד או לאפשר זווית מבט נוספת על אותו אזור שהראנו בחלל ההמתנה.

עיצוב משרד עיקרון שלישי: ייעול עבודה

ייעול העבודה זה האופן הפונקציונלי של התכנון והעיצוב של המשרד. העיצוב או התכנון נובעים לגרמי מהאופן שבו צריך המשרד והארגון להתנהל.  כדי לתכנן מרחב יעיל חשוב שהאדריכל או המעצב יבינו היטב את תהליך העבודה במשרד וכיצד אפשר לתרום לו כמה שיותר כדי שיהיה יעיל יותר. בחלק זה של תהליך העיצוב ללקוח יש משמעות אדירה, כיוון שהוא יודע הכי טוב כיצד העסק שלו מתפקד היום ומה צריך לשפר לעתיד. שלב זה משפיע מאד על מיקומים של עובדי המשרד, חלוקת החלל, סוג וכמות הפונקציות של המשרד.

את העיקרון הזה, אפשר לקדם בהכנה מראש של הלקוח, תקציר על אופן תפקוד המשרד, מחלקות, כמות עובדים, דרישות טכניות וכו' . בכלל, הכנה מראש של הלקוח את רצונותיו התפקודיים והמטרות העסקיות לעתיד, יש השלכות משמעותיות על העיצוב העתידי. זה גם חשוב להצעת מחיר שכר הטרחה של האדריכל \ מעצב .

תהליך עיצוב המשרד

תהליך זה הוא השלב המתחיל בסקיצות ,הדמיות ואילוסטרציות ללקוח ונגמר בתוכניות עבודה וכתבי כמויות לבעלי המקצוע והקבלנים. כדי להיות יותר מדויקים נגד שיש ארבע שלבים בתהליך והם כולם יכולים להתערבב קצת אחד עם השלב הבא אחריו

  • סקיצות
  • תוכניות ראשוניות
  • תוכניות מתקדמות
  • תוכניות עבודה

משמעות הסקיצות בעיצוב המשרד:

מטרת הסקיצות הוא לאפשר בדיקה של כל מני אופציות מבלי לבזבז זמן על תכנון מפורט . שלב הסקיצות הוא השלב בוא האדריכל או המעצב מאפשר ללקוח לבחור בין כל מני אפשרויות וכיוונים שע"פ יתוכננו בסופו של דבר התוכניות הסופיות. חשוב שיהיו מספר סקיצות בלתי מוגבל, כיוון שגם הלקוח וגם המתכנן לומדים ,מבינים ומגבשים אסטרטגיה תכנון ועיצוב שאותה יש ליישם בהכנת התוכניות הסופיות. גם לאחר שבוחרים סקיצה טובה, צריך לשדרג אותה ולבחון כמה אפשריות הנובעות מאותה סקיצה.

כדי להגיע לתוצאה הנכונה חשוב שהלקוח יהיה מעורב בתהליך. לכן רצוי שהאדריכל או מעצב יספקו הדמיות ואילוסטרציות (מעבר לתוכניות היבשות) ללקוח. רצוי שהדמיות אלו, ילוו את כל שלבי התכנון ויתחילו כבר משלב הסקיצות. תפקיד ההדמיות ,  לאפשר ללקוח להבין את המתוכנן כדי,  להביע את דעתו.

תהליך הכנת הסקיצות של עיצוב המשרד, מתחיל בשלב בו האדריכל נפגש עם הלקוחות והמקום המיועד. בעצם אם רוצים לסכם את תפקיד האדריכל במשפט אחד זה: ליצר סביבה ללקוח. מה שאומר שהאדריכל צריך להבין שני דברים, לקוח ומקום.

הבנת הלקוח בעיצוב משרד, זה בעצם בדיקה של מה שקיים היום במשרד, ביחס למטרות העתידיות. הבנת הלקוח מתבססת על העברת אינפורמציה מהלקוח ומתצפית האדריכל במשרד הקיים. העברת האינפורמציה והתצפיות במשרד הנוכחי יכולים להיות לאורך כל תהליך העיצוב, אם כי מומלץ להעלות כמה שיותר נושאים ואינפורמציה עם תחילת התהליך.

הנושאים שבד"כ צריך להתייחס אליהם בשלב זה : נתונים פרוגרמטים, כמות עובדים , סוגי מחלקות, אופן תקשור בין מחלקות, מכשור, פעילות משרדית וכו'.

הבנת המקום בעיצוב משרד, זה הבדיקה של המקום המיועד לשיפוץ מבחינת אילוצים (מה חייבים לעשות) ופוטנציאל (מה אפשר לעשות). כדי לבדוק אילוצים ופוטנציאל, עובר האדריכל ביחד עם הלקוח, יועצים ובעלי המקום, כדי לראות כל מני  דברים הקיימים במקום שיכולים להשפיע על העיצוב או על תהליך הביצוע. זה יכול להיות מערכות, חשמל ומיזוג קיימות, דרישות בטיחות שונות, סוג מבנה, דרישות של בעלי המקום וכו' . כדי לבדוק פוטנציאל, האדריכל בודק את חלל המקום, חומרים ממנו עשויים , חלונות , גובה תקרה, מפתחים , מיקום , נוף וכו' .

אור, וחלונות – חוסר היכולת לספק לכל עובד חלון ,נובע מריבוי חדרים ליחס שטח המעטפת החיצונית של הבניין. להרבה בניני משרד חדשים, יש חלונות גדולים המייצרים קיר מעטפת שקוף. זה פוטנציאל חשוב, שאפשר להשתמש בו בעיצוב המשרד.
החלונות מאפשרים שני דברים עיקריים. נוף כלפי חוץ המשרד והחדרת אור טבעי. משמעות הנוף היא בכך שישי לעובדים במשרד קשר עם מה הקורה בחוץ, הבנה של זמני היום, אקלים, מבטים אל הסביבה החיצונית. אור טבעי, מאפשר חיסכון בחשמל ויש כאלו הטוענים כי הוא עדיף להם מאור נורה. דוגמה, יש הבדל משמעותי , בין חדר אוכל בתוך חלק פנימי של משרד, לבין חדר אוכל עם חלון ענקי הצופה אל הסביבה.
בד"כ קיימת בעיה של מחסור מבטי נוף ואור טבעי בחללי המעבר, זאת כי שטח המעטפת החיצונית של המבנה, נוצל לשם חלונות בחדרים סגורים. כלומר, חדרים אטומים, הצמודים למעטפת החיצונית, יוצרים מרכז משרד (חללי מעבר, חדרים פנימיים) קלסטרופובי וחסר נוף ואור טבעי.
הפתרון, הוא שילוב נכון של פתיחות מרכז משרד, כלפי חלונות חיצוניים, הגדרת חומרים שקפים וסידור ישיבת עובדים. אפשר להשתמש בחלל עבודה פתוח צמוד מעטפת, עם קיר זכוכית פנימית המאפשר מעבר של אור ומבטים דרכו החוצה. מקומות אלו, רצוי לשלב בעיצוב הכללי של המשרד ולייצר אזורים מוארים עם נוף בעלי נוכחות ומשמעות לתפקוד הכלל

לאחר הבנת המקום והלקוח, מתחיל תהליך יצור הסקיצות. בתהליך זה מוצגות כל מני אפשריות ללקוח. אפשרויות אלו הן ראשוניות ומראות חלוקה בסיסית של חלל המשרד. צריך להתייחס לכל הסקיצות גם אם הם לא רצויות, כדי להבין איזה אופציות בטוח לא טובות. לאחר בחירת סקיצה ראשונית תהליך הבחירה לא נגמר. לפעמים צריך לשלב כמה סקיצות ביחד או לשפר את הנוכחית. לאחר מספר של מפגשים ובדיקות נוספת בשטח ובמשרד, יהיה אפשר להחליט על סקיצה רצויה ולעבור לשלב הבא, שהוא תוכניות ראשוניות.

תוכניות ראשוניות לעיצוב משרד

בשלב התוכניות הראשוניות מתחילים להחליט על כל מני דברים ברזולוציה יותר גבוה ומשלבים גם את נושא עיצוב המשרד.  מטרת התוכניות האלו הם כדי שיהיה אפשר כבר להתייעץ עם כל מני יועצים על כל מני נושאים כגון: מיזוג , חשמל , תקשורת בטיחות וכו' . בתוכניות אלו אפשר כבר להחליט ולאשר מול הלקוח כל מני אפשריות של חומרים , צבעים ואובייקטים עיצוביים נוספים. יש כאלו אשר יכולים אפילו להתחיל ולתת הצעות מחיר ראשוניות ולא מחייבות.

חשוב, בשלב זה להתחיל עם הדמיות תלת ממד ,כדי להבין לאיזה כיוון עיצובי  ותכנוני המשרד מתקדם. התקדמות העיצוב לא בהכרח יעצור את התקדמות התוכניות כיוון שיש עוד הרבה דברים טכניים אשר צריך לפתור ולהשיג לגביהם מידע מלבד העיצוב.  בשלב זה עדיין אפשר לשנות מיקום וחלל, אם כי הסקיצה הראשונית כבר נבחרה ועכשיו מדובר על החלטות יותר ממוקדות כלפי כל אזור ואזור. יכול מאד להיות שלאחר שנכנסים יותר לפרטים ומבינים יותר לעומק את המיקום בחלל, נחליט על כל מני שינויים שלא היינו מודעים עליהם בשלב הסקיצה.

דוגמא: אם בשלב הסקיצה החלטנו על מיקום כללי וגודל חלל של ישיבת עובדים, עכשיו אפשר להתחיל לנסות ולסדר את ישיבת העובדים באופן שיהיה יותר טוב לארגון. סידור ישיבת העובדים משליך על מיקום נק חשמל ותקשורת, תאורה ומיזוג.

שלב התוכניות הראשוניות מסתיים באישור עקרוני של הלקוח ועוברים לשלב של התוכניות המתקדמות.

תוכניות מתקדמות לעיצוב משרד

תוכניות מתקדמות הוא השלב בוא מתחלים לקבע סופית את התוכניות. זהו שלב הנועד יותר לאדריכל , לבעלי המקצוע ויועצים. זהו שלב של בדיקה מול בעלי מקצוע ויועצים לגבי אופן ביצוע העבודה והשינויים שיש לעשות כדי לשפר את היכולת הביצועית של הפרויקט.

בשלב זה יכולים בעלי המקצוע לתת הערכות עלויות לכל מני אופציות של מערכות וחומרים. הלקוח יכול להחליט על טיב המוצר המבוקש ע"פ עלות. אפשר גם להחליט על מה חשוב ומה פחות בעיקר למשרדים עם תקציב מוגבל. הרבה מהתקציב מתבזבז על מערכות פנימיות אשר לא רואים בכלל, כגון מיזוג, חשמל , תקשורת וכו' .

צריך לקחת בחשבון חריגה של 10-20% מהתקציב. זה נוצר בעיקר מכל מני משתנים שאי אפשר לחזותם, אלא רק לאחר הריסת הקיים. דוגמא : טיפול במערכת מיזוג קיימת , זה הליך שקשה לתקצב אותו כי, הוא מוסתר בתקרה, לא יודעים עד כמה הוא תקין או יהיה תקין לאחר שיזיזו אותו, האם הוא מספיק בתפוקה למשרד החדש וכו' .'

קיצור זמן שיפוץ המשרד, תלוי בעיקר באופן שבו ניתן לשלב בין בעלי המקצוע בשטח. כל אלמנט קיים בשיפוץ, קשור בכמה בעלי מקצוע. למשל, קיר גבס עם שקע חשמל ותקשורת : קבלן גבס, חשמלאי, איש תקשורת, צבעי. כל בעל מקצוע תלוי בשני . החשמלאי לא יכול להכניס את צינורות החשמל בקיר, לפני שיש קיר פתוח למחצה. קבלן הגבס יכול להשלים את מלאכתו סופית, רק שכל המערכות הועברו והצבעי יכול סיים בסוף . ככל  שעיצוב המשרד מורכב מיותר חומרים ואלמנטים, הוא מכיל מספר רב יותר של בעלי מקצוע ודורש תאום טוב יותר בין בעלי המקצוע.

לאחר בדיקה מקיפה עם כל בעלי המקצוע, יהיו תוכניות הנקראות "תוכניות לאישור\עיון" . על תוכניות אלו יגיבו בעלי המקצוע והיועצים סופית על מה שצריך לעשות. הלקוח יאשר סופית את התוכניות ואז  אפשר לעבור לשלב הסופי בתכנון ,שהוא תוכניות העבודה וכתבי הכמויות.

תוכניות עבודה וכתבי כמויות לעיצוב משרד:

תוכניות העבודה וכתבי הכמויות הם ההנחיות שע"פ המבצע בשטח פועל. אלו הם תוכניות מפורטות בכל מני קנה מידה שמאפשרים לקבלן או לבעלי המקצוע להבין כיצד ישתלבו בעבודה ומה יש לעשות. ע"פ תוכניות וכתבי כמויות אלו הלקוח יכול לבצע מכרז בין בעלי מקצוע ולהשיג כמה הצעות מחיר וזמני ביצוע של העבודה המבוקשת. חשוב שתוכניות וכתבי כמויות אלו יהיה כמה שיותר מפורטות כדי ששום דבר לא יחסר בתמחור או בתהליך העבודה.

חשוב שהאדריכל המתכנן יהיה זה שיציג את התוכניות לבעלי המקצוע או הקבלן כדי שיוכל לתת תשובות ולהסבירם בצורה מפורטת. חשוב להיפגש עם התוכניות בשטח כדי לראות התאמה בין המתוכנן לבין המצב בשטח.

חוץ מהאדריכל או המעצב מעורבים יועצים נוספים הקשורים בתכנון המשרד. אלו הם יועצים המשלימים את הידע הטכני והחוקי שצריך, כגון : יועץ בטיחות, נגישות, מיזוג , וכו'. ישנם בעלי מקצוע אשר יכולים להיות גם היועצים. כמו למשל יועץ מיזוג וחשמל יכלו להיות גם הספק (אם הוא מוסמך חוקית לכך). יועצים אלו יוסיפו תוכניות ומפרטים נוספים.

תוכניות עבודה לא אמורים להשתנות, אך יכול להיות מצב שבו ניתקל בשטח בדברים חדשים לאחר הריסה של מצב קיים. כיוון שרק לאדריכל יש תמונה מלאה של מה שאמור להיות התוצר הסופי, חשוב ששינויים בשטח יעשו בתאום עם האדריכל .

פוסטים נוספים

Quixey TLV

בקוויקסי חשבנו על עמדות העבודה לא פחות מאשר על המרחב הציבורי של המשרד. עמדות העבודה האישיות הגדירו את האופן ספייס, חילקו אותו לקבוצות ואפשרו מרחב עבודה שקט. כל עמדת עבודה מייצרת מרחב משלה וביחד עם עוד עמדות עבודה אחרות מחלוקת את האופן ספייס לקבוצות. בכל עמדת חוצצים שהם לוחות מחיקים ,תקרה אקוסטית, ומתג לתאורה משלה….

קרא עוד

3 סיבות למה צריך מדפסת תלת ממד למשרד עיצוב משרדים חדשני

מדפסות התלת מימד הופכות לזמינות יותר ויותר ומוסיפות למעצבים בעולם הפיזי חופש פעולה משמעותי. אדריכל או מעצב העובד עם תוכנות תלת מימד, יכול ישר מהמחשב להוציא לפועל פרטים יחודיים לכל פרויקט מחדש ,ללא צורך בשימוש בפרטים קיימים. המדפסת מאפשרת גם ליצור מודלים קטנים מורכבים ביעילות של זמן ולאפשר חקירה והסברה של של המודל למעצב, ליצרן…

קרא עוד

צור קשר

מורן בן-חור

מורן בן-חור

אדריכל

050-276-2762
moran@studioba.co.il
עמרי אמויאל

עמרי אמויאל

מעצב

050-633-0608
omri@studioba.co.il

תנו לנו לחזור אליכם

בן אביגדור 18 תל-אביב, studio@studioba.co.il